Cuando la Bandeja de Entrada de Soporte de Shopify Deja de Escalar

Cuando tu tienda es pequeña, una bandeja de entrada compartida de Gmail es un sistema de soporte perfectamente válido. Lees los correos electrónicos, respondes y asunto concluido. Pero a medida que aumenta el volumen de pedidos, esa bandeja de entrada silenciosamente se convierte en una responsabilidad. Se pierden mensajes, dos personas responden al mismo cliente, nadie sabe qué ha sido manejado, y no hay historial cuando un cliente escribe de nuevo tres semanas después.

Esta publicación cubre las señales de que has superado el soporte por correo electrónico, lo que te ofrece un servicio de ayuda adecuado y cómo configurar uno que se adapte a Shopify.

Señales de que has superado el soporte por correo electrónico

• Los mensajes se pasan por alto. Algo se lee, se entierra y nunca se responde.
• No hay una clara responsabilidad. Dos personas responden al mismo correo electrónico, o todos asumen que alguien más lo tiene.
• No hay estado. No puedes saber de un vistazo qué está abierto, en espera o resuelto.
• No hay historial. Los mensajes pasados de un cliente que regresa están dispersos a lo largo de un hilo que tienes que buscar.
• No hay transferencia. Cuando alguien está fuera, sus conversaciones quedan atrapadas en su vista personal.

Si alguna de estas situaciones te resulta familiar, la bandeja de entrada ahora te está costando ventas y buena voluntad, en lugar de ahorrarte tiempo.

Lo que realmente te ofrece un help desk

Mudarse a una herramienta de soporte no se trata de agregar procesos por su propio bien. Se trata de algunas cosas concretas:

• Tickets. Cada mensaje de cliente se convierte en un ítem rastreable con un estado claro, para que nada se pierda.
• Estados. Abierto, esperando al cliente, resuelto. Puedes ver toda la cola de un vistazo.
• Propiedad. Las conversaciones pueden asignarse, por lo que siempre es claro quién está manejando qué.
• Historial. Los tickets pasados de un cliente se agrupan, para que cualquiera pueda retomar el hilo con pleno contexto.
• Autoservicio. Los clientes pueden ver sus propias solicitudes y respuestas en lugar de preguntarse si su correo electrónico se perdió.

Por qué una herramienta nativa de Shopify supera a una genérica

Un servicio de asistencia general trata tu tienda como cualquier otro sitio web. Una herramienta nativa de Shopify entiende los pedidos y los clientes, por lo que el soporte se realiza con el contexto ya adjunto. Cuando un cliente pregunta sobre un pedido, no tienes que cambiar entre sistemas para encontrarlo. Para los comerciantes, ese contexto es la mayor parte del trabajo, y tenerlo en un solo lugar es lo que hace que el soporte sea rápido en lugar de frustrante.

Las herramientas nativas también pueden integrarse en el área de cuenta del cliente, para que los compradores realicen y sigan sus solicitudes justo donde ya gestionan sus pedidos, en lugar de ser enviados a un portal separado.

Comenzando

Ticketline es una aplicación de tickets de soporte diseñada para Shopify. Convierte los mensajes de los clientes en tickets organizados con estados personalizados, mantiene el historial de cada cliente en un solo lugar e integra con el área de cuenta del cliente en Shopify para que los compradores puedan generar y dar seguimiento a las solicitudes sin salir de tu tienda. Las notificaciones por correo electrónico mantienen a ambas partes informadas.

No necesitas renovar nada. Si tu bandeja de entrada ha comenzado a fallar, mover tu soporte a tickets es la solución, y es mucho menos trabajo configurar esto que lidiar con una bandeja de entrada desordenada por otro trimestre.